Phần mềm eTourism

Công nghệ thông tin ngày càng đóng một vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế và xã hội. Với một đất nước có nhiều danh lam thắng cảnh – Việt Nam có rất nhiều điểm du lịch hấp dẫn thu hút du khách trong và ngoài nước. Trong bối cảnh đó rất nhiều công ty du lịch đã ra đời để phục vụ cho nhu cầu đó. Dưới đây là giải pháp chúng tôi đưa ra giúp quý vị giải quyết công viêc 1 cách có hệ thống và đơn giản hơn.

Quản lý khách hàng

• Phân hệ cho phép quản lý tất cả các thông tin liên quan đến khách hàng. Thiết lập thông tin khách hàng, lưu thông tin và trạng thái các tour khách hàng đã đi. Từ đó làm cơ sở quản lý tốt nhất mối quan hệ với khách hàng;

Quản lý người liên hệ

• Thiết lập và theo dõi thông tin người liên hệ. Lưu đầy đủ thông tin các tour do người này liên hệ. Đặc biệt, hệ thống hỗ trợ chức năng đính kèm file giúp người dùng dễ dàng xem các file liên quan trực thuộc người liên hệ;

Quản lý tour đoàn

• Hệ thống cung cấp chức năng thiết lập và quản lý tour đoàn, lập lộ trình tour, các dịch vụ đi tour (hotel, restaurant, airline, railway, car, boat, excursion…), lập chiết tính, báo giá, theo dõi trạng thái/ quá trình thực hiện tour. Hỗ trợ chức năng đính kèm file, thiết lập thông báo các dịch vụ cần thiết trong 1 tour cho người điều hành biết để đặt dịch vụ phù hợp. Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp chức năng quản lý danh sách du khách, thiết lập các điều khoản chi trả đối với từng khách hàng,…Tất cả các chức năng hỗ trợ lẫn nhau giúp doanh nghiệp quản lý tốt nhất các hoạt động liên quan đến tour;

Quản lý Tour lẻ

• Hệ thống cung cấp chức năng thiết lập và quản lý tour lẻ, lập lộ trình tour, các dịch vụ đi tour (hotel, restaurant, airline, railway, car, boat, excursion…), tính giá, lập chiết tính, quản lý vé tour lẻ, các dịch vụ cụ thể của mỗi vé tour lẻ, theo dõi trạng thái/ quá trình thực hiện tour, quản lý việc hủy tour, hủy vé, thiết lập tiền bồi thường, tiền phạt đối với công ty hoặc khách hàng. Hỗ trợ chức năng đính kèm file, thiết lập thông báo các dịch vụ cần thiết trong 1 tour cho người điều hành biết để đặt dịch vụ phù hợp. Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp chức năng quản lý danh sách du khách, thiết lập các điều khoản chi trả đối với từng khách hàng,…

 Quản lý thông tin đối tác

• Thiết lập và theo dõi thông tin đối tác. Dựa vào phân hệ này, tất cả thông tin đối tác được lưu trữ tập trung giúp nhân viên kinh doanh, người quản lý và các bộ phận liên quan dễ dàng theo dõi và nhận biết thông tin đối tác đã giới thiệu khách hàng. Từ đó, người quản lý có những chiến lược phù hợp với các đối tác nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh;

Quản lý thống kê, dự báo doanh thu

• Chức năng này cho phép thống kê doanh thu, lợi nhuận từ các tour đã thực hiện. Đồng thời dự báo doanh thu, lợi nhuận của các tour sẽ thực hiện trong tương lai. Tất cả các số liệu được thống kê đầy đủ nhằm giúp người quản lý đánh giá hiệu quả kinh doanh, từ đó hoạch định chiến lược phù hợp;

Quản lý hợp đồng khách hàng (Customer Contract)

• Phân hệ cung cấp các chức năng thiết lập và quản lý hợp đồng ký kết với khách hàng. Các hợp đồng được lập với các điềukhoản hoàn toàn động. người lập hợp đồng có thể lập mới hoặc chọn từ mẫu đã lập trước đó (template) với các định dạng, bố cục có thể thay đổi tùy ý và tùy theo nhu cầu của mỗi doanh nghiệp. Ngoài ra, sử dụng phân hệ này, thông tin về bên tham gia ký hợp đồng (Bên Mua, Bên Bán), nội dung hợp đồng sẽ được trích xuất tự động từ dữ liệu hệ thống sẵn có giúp việc lập hợp đồng trở nên nhanh chóng, chính xác, tiện lợi.

Phân hệ dành cho bộ phận quản lý và điều hành tour.

• Với phân hệ này các thông tin liên quan đến dịch vụ tour như nhà hàng, khách sạn, nhà xe, hướng dẫn viên, phương tiện vận chuyển (xe hơi, xe lửa, máy bay, tàu, thuyền,…)... được tổ chức lưu trữ đầy đủ và khoa học giúp việc tìm kiếm, truy xuất nhanh chóng và hiệu quả;

Quản lý chương trình tour (Tour route, Tour program)

• Chức năng này cho phép quản lý các thông tin liên quan đến lộ trình tour bao gồm những chặng, điểm đến tương ứng thời gian trong suốt chuyến đi. Ngoài việc cho phép thiết kế 1 lộ trình tour mới hoàn toàn, người dùng còn có thể sử dụng lại từ các tour có sẵn bằng chức năng import thật tiện dụng ;

Quản lý thông tin dịch vụ khách sạn (Hotel)

• Các hệ thống khách sạn thường đính kèm nhiều dịch vụ khác nhau. Với Online Tour Management, ngoài chức năng lưu trữ thông tin khách sạn, phân loại khách sạn, phân hệ còn cho phép lưu trữ các thông tin liên quan khác như các loại phòng nghỉ, phòng họp, danh mục thực đơn, dịch vụ khác... với đầy đủ thông tin về phân loại dịch vụ, giá cả, v.v...
• Quản lý thông tin dịch vụ nhà hàng (Restaurant)
• Ngoài lưu trữ các thông tin liên quan đến nhà cung cấp dịch vụ nhà hàng (tên, đia chỉ, thông tin liên lạc, v.v.) Online Tour Management còn hỗ trợ lưu trữ các thông tin khác như thực đơn, dịch vụ, giá cả. Chỉ cần sử dụng công cụ tìm kiếm trong phân hệ, người dùng có thể xem thông tin đầy đủ của bất kỳ nhà hàng đã lưu trữ trong hệ thống;

Quản lý thông tin điểm tham quan (Excursions)

• Mỗi tour được thiết kế với một hoặc nhiều điểm tham quan. Chức năng này cung cấp công cụ lưu trữ các thông tin về điểm tham quan như địa điểm, tên gọi, giá dịch vụ (người lớn, trẻ em, người nước ngoài), giờ tham quan, v.v. Chỉ cần sử dụng công cụ tìm kiếm trong phân hệ, người dùng có thể xem thông tin đầy đủ của bất kỳ điểm tham quan đã lưu trữ trong hệ thống.

Quản lý thông tin dịch vụ máy bay (Airlines)

• Phân hệ cho phép lưu trữ các thông tin liên quan đến phương tiện vận chuyển hàng không. Quản lý thông tin hãng hàng không, thông tin chuyến bay, giá vé, giờ bay. Chỉ cần sử dụng công cụ tìm kiếm trong phân hệ, người dùng có thể xem thông tin đầy đủ của bất kỳ dịch vụ máy bay đã lưu trữ trong hệ thống;

 Quản lý thông tin dịch vụ tàu hỏa (Railways)

• Phân hệ cho phép lưu trữ các thông tin liên quan đến dịch vụ tàu hỏa. Từ thông tin nhà cung cấp tàu hỏa, thông tin dịch vụ đính kèm đến các thông tin liên quan như giờ khởi hành, giá vé, lịch trình,... Chỉ cần sử dụng công cụ tìm kiếm trong phân hệ, người dùng có thể xem thông tin đầy đủ của bất kỳ dịch vụ tàu hỏa đã lưu trữ trong hệ thống;

Quản lý thông tin phương tiện vận chuyển (Car, Boat)

• Đây là phân hệ cho phép tạo và lưu trữ các thông tin liên quan đến phương tiện đi lại, phương tiện vận chuyển, nhà cung cấp phương tiện. Tất cả các thông tin được lưu trữ đầy đủ, tập trung, thống nhất giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, sử dụng phù hợp;
• Quản lý thông tin hướng dẫn viên (Tour Guide)
• Chức năng cho phép quản lý thông tin hướng dẫn viên, theo dõi các tour hướng dẫn viên đã đi. Dựa vào thông tin trên, người quản lý dễ dàng đánh giá khả năng, kinh nghiệm để từ đó bố trí công việc tiếp theo phù hợp;
• Quản lý thông tin các dịch vụ khác
• Phân hệ cho phép quản lý các thông tin liên quan đến tất cả các dịch vụ: từ thông tin nhà cung cấp dịch vụ, thông tin từng dịch vụ cụ thể đến thông tin giá cả. Dựa vào các thông tin này, người quản lý dễ dàng có sự cân nhắc và chọn nhà cung cấp phù hợp nhất;
• Tất cả thông tin đều được tổ chức và quản lý đầy đủ với thông tin nhà cung ứng, thông tin chi tiết dịch vụ với giá theo nhiều đơn vị tiền tệ, cho phép người điều hành có thể theo dõi và cập nhật các thông tin mới và chính xác nhất, dễ dàng phối hợp với bộ phận kinh doanh tổ chức tour nhanh chóng và hiệu quả. Công cụ tìm kiếm đơn giản giúp người dùng tìm nhanh một nhà cung cấp dịch vụ cần thiết với chỉ một cái nhấp chuột. Mọi dữ liệu một khi đã lưu trữ sẽ không phải nhập lại giúp dữ liệu được nhất quán và toàn vẹn;
• Ngoài chức năng lưu trữ các thông tin về dịch vụ tour như trên, phân hệ dành cho bộ phận quản lý và điều hành tour còn cung cấp các chức năng theo dõi các dịch vụ tương ứng với mỗi tour mà cần đặt dịch vụ với nhà cung cấp;

Quản lý tài chính - kế toán

• Phân hệ quản lý tài chính – kế toán cho phép quản lý các hoạt động thu chi trong và ngoài Tour, theo dõi quá trình thanh toán, chi trả từ khách hàng: thanh toán theo từng Tour (đối với Tour đoàn), thanh toán theo từng vé (đối với Tour lẻ). Tùy vào điều khoản chi trả do hai bên thỏa thuận, phân hệ cho phép lưu trữ, theo dõi từng giai đoạn thanh toán khác nhau. Nhân viên kế toán dễ dàng cập nhật và theo dõi công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp chặt chẽ, chính xác. Người quản lý sẽ biết được chính xác quá trình chi trả, doanh thu thực tế để từ đó có những kế hoạch hành động phù hợp;
• Phân hệ bao gồm các chức năng chính:
• Quản lý thông tin chi trả của khách hàng;
• Quản lý thu/chi trong và ngoài Tour ;
• Cho phép người dùng định nghĩa và quản lý tài khoản, loại chi phí sử dụng ;
• Quản lý công nợ khách hàng ;
• Quản lý công nợ nhà cung cấp dịch vụ ;

Hệ thống báo cáo, thống kê

• Chức năng cho phép trích xuất các thông tin được lưu trữ trong hệ thống dưới dạng các báo cáo nhằm hỗ trợ người quản lý trong việc theo dõi các thông tin từ tổng quát đến chi tiết một cách nhanh chóng, đầy đủ; đồng thời có những chiến lược lâu dài nhằm tăng hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp;

Hệ thống báo cáo tình hình kinh doanh, điều hành Tour

• Báo cáo danh sách khách hàng hiện có phục vụ công tác marketing, chăm sóc khách hàng;
• Báo cáo danh sách khách hàng được quản lý bởi từng nhân viên kinh doanh;
• Báo cáo tổng hợp khách hàng tương ứng với doanh số;
• Báo cáo tình hình kinh doanh theo lộ tình Tour;
• Báo cáo tình hình kinh doanh theo loại Tour (Inbound, Outbound, Domestic);
• Báo cáo tình hình kinh doanh của từng nhân viên kinh doanh;
• Báo cáo số lượng du khách trong từng Tour;
• Báo cáo thông tin các Tour lẻ (open tour);
• Báo báo danh sách Tour lẻ theo từng lộ trình Tour;
• Báo cáo dự đoán tình hình kinh doanh;
• Báo cáo các dịch vụ đã sử dụng theo từng nhà cung cấp;

Hệ thống báo cáo tài chính

• Báo cáo công nợ của tất cả khách hàng theo khoản thời gian;
• Báo cáo công nợ chi tiết của từng khách hàng;
• Báo cáo doanh thu chi tiết từng Tour;
• Báo cáo chi phí chi tiết từng Tour;
• Báo cáo tổng hợp tài chính từng Tour;
• Báo cáo công nợ của tất cả nhà cung cấp dịch vụ theo khoản thời gian;
• Báo cáo công nợ chi tiết của từng nhà cung cấp theo khoản thời gian;
• Báo cáo tổng hợp doanh thu theo khoản thời gian;
• Báo cáo tổng hợp chi phí theo khoản thời gian;
• Báo cáo tài chính tổng hợp theo khoản thời gian;

Quản trị hệ thống

• Phân hệ cung cấp công cụ cho phép thiết lập các thông tin liên quan đến toàn hệ thống. Bao gồm các chức năng chính sau:
• Quản lý user truy cập hệ thống: thiết lập user, gán quyền sử dụng cho user;
• Thay đổi mật khẩu user;
• Thiết lập thông số người dùng;
• Thiết lập thông số hệ thống;
• Bảo mật dữ liệu, hệ thống ;
• Thiết lập, sửa xóa thông tin nhắc nhở.